Colaboran SEGIB y Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

Continuación segunda fase de la implementación del sistema general de archivo en la administración municipal de Santander de Quilichao

Nº expediente:
2007/047
País:
Colombia
Año:
2007
Líneas de Acción:
Clasificación, Descripción, Organización
Institución beneficiaria:
Alcaldía Municipal de Santander de Quilichao
Cantidad subvencionada:
4.800,00 €
Estado:
Aprobado, Finalizado

Portugués

Es trascendental la organización ya que contiene información institucional, que testifica los trámites y actividades realizadas en la entidad, en su periodo de existencia  y como memoria institucional.

Uno de los objetivos que se cumple es disponer de la documentación organizada para que la institución pueda disponer de ella para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura y también porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basados en los antecedentes.

Para este proyecto se capacito al personal contratado, se continuó con la clasificación de los documentos en secciones, subsecciones, series, sub-series asuntos y depuración de información la cual se trabajó con funcionario de la entidad.

Se embalaron los expedientes en cajas de archivo inactivo rotuladas numéricamente colocándose los índices en el reverso de cada uno de ellos.

Resultados obtenidos:

  • Depuración y eliminación de información conforme a las normas y con el apoyo de funcionarios de la entidad.
  • Organización de la memoria institucional para su conservación y consulta.
  • Elaboración de un cuadro de clasificación.

Puedes consultar las otras dos fases de este proyecto aquí:

Proyecto 2004/112
Proyecto 2006/076

 

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Puedes consultar el enlace al Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica aquí: CENSO-GUÍA